Google Workspace là gì?
Google Workspace không chỉ là một ứng dụng hay một dịch vụ riêng lẻ, mà là một bộ công cụ giúp tổ chức làm việc một cách hiệu quả và linh hoạt. Bộ sản phẩm này bao gồm nhiều ứng dụng quen thuộc như: Gmail, Google Drive, Google Docs, Google Sheet, Google Slides,…
Google Workspace còn là một nền tảng đám mây mạnh mẽ với khả năng tích hợp và mở rộng. Các ứng dụng trong bộ công cụ này cung cấp tính năng đám mây, cho phép người dùng truy cập dữ liệu từ mọi thiết bị kết nối Internet.
Tính đến thời điểm gần nhất có hơn 6 triệu doanh nghiệp và tổ chức trên khắp thế giới sử dụng Google Workspace. Đây là con số ấn tượng, mà phổ biến nhất đó là trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ, startup hay các tổ chức giáo dục.
Nếu bạn đã biết được Google Workspace là gì, mời bạn xem thêm các công cụ chính được trang bị trên Google Workspace.
Chuẩn bị trước khi đăng ký Google Workspace
Để tạo tài khoản Google Workspace miễn phí, bạn cần chuẩn bị những yếu tố sau đây.
1.1. Tên miền và thông tin doanh nghiệp
Tên miền hợp lệ: Đảm bảo bạn đã sở hữu một tên miền mà bạn có toàn quyền quản lý. Tên miền này phải được đăng ký thông qua một nhà đăng ký tên miền chính thức và chưa có dấu hiệu vi phạm chính sách của Google.
Thông tin doanh nghiệp:
- Tên doanh nghiệp: Ghi đúng tên pháp lý của công ty hoặc tổ chức của bạn.
- Địa chỉ liên hệ: Cung cấp địa chỉ trụ sở chính hoặc văn phòng đại diện chính xác.
- Số điện thoại và email liên hệ: Những thông tin này cần đúng và đang hoạt động để hỗ trợ các bước xác minh và liên hệ sau này.
- Thông tin liên quan đến quy mô và lĩnh vực hoạt động: Google có thể yêu cầu thông tin liên quan để hiểu rõ hơn về bản chất doanh nghiệp khi sử dụng dịch vụ.
1.2. Thông tin quản trị DNS của tên miền
Truy cập bảng điều khiển DNS: Đảm bảo bạn có quyền truy cập vào bảng điều khiển quản trị DNS. Điều này là cần thiết để cập nhật, kiểm tra và xác minh các bản ghi DNS theo yêu cầu của Google.
Các bản ghi cần cấu hình:
- Bản ghi TXT để xác minh tên miền: Google yêu cầu bạn thêm một bản ghi TXT vào DNS của tên miền để chứng minh quyền sở hữu tên miền đó.
- Bản ghi MX (Mail Exchange): Khi bạn chuyển sang sử dụng Gmail trong Google Workspace, bạn cần thay đổi bản ghi MX để chuyển hướng email về máy chủ của Google.
Các bản ghi khác (nếu cần):
- Bản ghi SPF (Sender Policy Framework): Giúp ngăn chặn việc giả mạo email, tăng cường bảo mật cho hệ thống email của doanh nghiệp.
- Bản ghi DKIM và DMARC: Các bản ghi này hỗ trợ bảo mật email, giảm thiểu rủi ro gửi các email giả mạo từ tên miền của doanh nghiệp.
Việc thay đổi bản ghi DNS có thể mất một khoảng thời gian (thường là vài phút đến vài giờ) để toàn bộ hệ thống trên Internet cập nhật thông tin mới. Vì thế, cần tính toán thời gian phù hợp khi thực hiện các thay đổi quan trọng.
Hướng dẫn đăng ký Google Workspace chi tiết A-Z
Để đăng ký tài khoản Google Workspace, bạn cần thực hiện theo những bước hướng dẫn bên dưới:
Bước 1: Truy cập trang đăng ký Google Workspace
Truy cập vào trang đăng ký Google Workspace https://workspace.google.com/intl/vi/ rồi nhấn vào nút “Bắt đầu dùng thử miễn phí”.
Bước 2: Điền thông tin doanh nghiệp và quản trị viên
- Điền đầy đủ các chi tiết doanh nghiệp cần đăng ký, bao gồm tên công ty, số lượng nhân viên và khu vực hoạt động. Sau đó, chọn “Tiếp theo”.
- Nhập dữ liệu phục vụ cho việc khôi phục tài khoản quản trị viên trong tương lai, rồi nhấn “Tiếp theo”.
Bước 3: Xác minh quyền sở hữu tên miền
- Tại ô chỉ định, điền tên miền mà bạn đang sở hữu và nhấn “Tiếp theo”.
- Sau bước này, bạn sẽ được yêu cầu xác nhận lại thông tin đã nhập bằng cách nhấn “Tiếp theo”.
- Ghi rõ dữ liệu của quản trị viên, vì tài khoản này sẽ giữ quyền điều hành cao nhất trong Google Workspace.
- Sau khi các thông tin đã được nhập đầy đủ, hệ thống sẽ thông báo rằng tài khoản Google Workspace miễn phí của bạn đã được tạo. Tiếp tục bằng cách nhấn “Tiếp tục thiết lập”.
- Sử dụng thông tin đăng nhập của admin để truy cập hệ thống, sau đó nhấn “I understand” để đồng ý với các điều khoản và điều kiện.
Kết quả là bạn đã đăng ký Google Workspace miễn phí thành công.
Bước 4: Cấu hình DNS để kích hoạt Gmail
Để bắt đầu sử dụng Gmail sau khi đăng ký Google Workspace, hãy tiến hành kích hoạt dịch vụ bằng cách nhấn liên tục nút “Tiếp theo” cho đến khi hoàn tất cài đặt.
Click vào chữ KÍCH HOẠT như hình trên để bắt đầu kích hoạt dịch vụ email của Gmail
Click vào TIẾP TỤC để bắt đầu xác minh quyền sở hữu tên miền
Bước 5: Xác minh quyền sở hữu tên miền.
Xác minh quyền sở hữu tên miền
- Truy cập email bạn đã cung cấp cho Google bên trên để nhận tài khoản quản trị viên G Suite
- Vào trang Admin.google.com: chọn START SETUP → VERIFY DOMAIN → BEGIN VERIFICATION
- Tạo bản ghi TXT (Record):
- Tên: @
- Loại bản ghi: TXT
- Giá trị: (gõ đoạn TXT copy trên trang Google vào)
- Lưu file → đến trang Admin.google.com bấm vào VERIFY góc dưới bên trái. Hệ thống sẽ tự động hiện trạng thái màu xanh, tức là bạn đã xác minh tên miền thành công.
Để đảm bảo dịch vụ email hoạt động trơn tru, bạn cần nhập các bản ghi DNS sau:
- Bản ghi MX cho Google Workspace:
| Name/Host/Alias | TTL | Loại Bản ghi | Priority | Value/Answer/Destination |
| (Trống hoặc @) | 3600 | MX | 1 | ASPMX.L.GOOGLE.COM |
| (Trống hoặc @) | 3600 | MX | 5 | ALT1.ASPMX.L.GOOGLE.COM |
| (Trống hoặc @) | 3600 | MX | 5 | ALT2.ASPMX.L.GOOGLE.COM |
| (Trống hoặc @) | 3600 | MX | 10 | ALT3.ASPMX.L.GOOGLE.COM |
| (Trống hoặc @) | 3600 | MX | 10 | ALT4.ASPMX.L.GOOGLE.COM |
- Bản ghi CNAME cho Google Workspace:
| Loại Bản Ghi | Host/Label | TTL | Destination/Target |
| CNAME | googleXXXXXXXXXXXXXXXX | 3600 | google.com |
- Bản ghi TXT cho Google Workspace:
| Mục đích Sử dụng | Name/Host/Alias | Loại Bản ghi | Value/Answer/Destination |
| Xác minh tên miền | (Trống hoặc @) | TXT | google-site-verification=rXOxyZounnZasA8Z7oaD3c14JdjS9aKSWvsR1EbUSIQ |
| Bản ghi SPF | (Trống hoặc @) | TXT | v=spf1 include:_spf.google.com ~all Để cho phép một Email Server bổ sung, bạn có thể thêm địa chỉ IP của nó ở trước đối số "~all" theo định dạng ip4:address hoặc ip6:address. |
| Cấu hình DKIM | TXT | Sử dụng tên máy chủ DNS của bản ghi TXT và giá trị tương ứng hiển thị trong bảng điều khiển quản trị Google Workspace. | |
| Xác thực DMARC | _dmarc | TXT | Tạo bản ghi TXT với host là "_dmarc" và giá trị: v=DMARC1; p=quarantine; pct=100; rua=mailto:postmaster@your_domain.com Trong đó, thay “your_domain.com” bằng tên miền của bạn và đảm bảo địa chỉ email postmaster là hợp lệ để nhận báo cáo giám sát hàng ngày. |
Nhập các cấu hình này vào trang quản trị DNS của tên miền, và nếu mọi thứ được thiết lập đúng, hệ thống sẽ báo thành công.
Bước 6: Xác minh email và hoàn tất.
Quay lại trang đăng ký G Suite, chọn VERIFY DOMAIN & SETUP EMAIL.
>> Xem ngay: 3 cách tạo email tên miền doanh nghiệp miễn phí. Tạo email tên miền với Microsofr, Zoho Mail. Là những nhà cung cấp dịch vụ mail hàng đầu an tòa ổn định cao.
Lưu ý: Quá trình yêu cầu thay đổi có thể mất từ 30 lên đến vài tiếng, tối đa là 24 tiếng tùy vào tốc độ hoạt động máy chủ cập nhật hệ thống quản lý DNS. Bạn có thể liên hệ trực tiếp quản trị viên nơi bạn đăng ký tên miền để được hỗ trợ.
Trên đây là các bước để đăng ký G Suite với Google. Sau 14 ngày, để tiếp tục sử dụng, bạn phải nhập thông tin thanh toán bằng thẻ tín dụng cho google tại: http://admin.google.com/ → chọn LẬP HÓA ĐƠN/THANH TOÁN → chọn gói G Suite → nhập thông tin thẻ. Google sẽ trừ phí tự động khi đến hạn thanh toán.
Mong rằng thông qua bài viết này, Mật Mã cung cấp được thông tin mà bạn cần trong quá trình tìm kiếm và dễ dàng trả lời được những điều thắc mắc.
Chúc bạn thành công!
Chuyên gia trong lĩnh vực thiết kế web và phát triển website trên mạng internet với hơn 15 năm kinh nghiệm. Tôi đã giúp hàng trăm doanh nghiệp có kế hoạch phát triển trang web một cách tổng thể để trang web phát triển bền vững và mang lại lợi nhuận từ website.