Nếu bạn sử dụng Excel không chỉ để phục vụ cho tính toán mà còn để lưu các bản ghi như mã zip, số bảo mật, ID của nhân viên, chắc chắn bạn sẽ cần phải giữ lại các con số 0 đứng đầu các ô. Tuy nhiên, nếu bạn nhập một mã zip như “00123” trong một ô thì Excel sẽ tự động cắt thành “123”.
Vấn đề này xảy ra do Microsoft Excel xử lý mã bưu điện, số điện thoại và các mục tương tự khác giống như cách xử lý số, và tự động áp dụng định dạng tổng quát như đối với các số đó là tự xóa đi các số 0 đứng ở đầu. Trong bài viết này meohay.vn sẽ hướng dẫn bạn cách thêm số 0 vào đầu các dãy số trong excel.
CÁCH THÊM SỐ 0 VÀO ĐẦU DÃY SỐ TRONG EXCEL
Cách 1: Hiển thị số 0 đứng đầu dãy số trong Excel bằng định dạng tùy chỉnh
Để hiển thị số 0 đứng đầu, các bạn có thể áp dụng định dạng số tùy chỉnh bằng cách thực hiện các bước sau:
- Chọn một hoặc nhiều ô bạn cần hiển thị số 0 ở đâu và nhấn ctrl + 1 để mở hộp thoại Format Cells.
- Trong phần Category, chọn Custom.
- Nhập mã định dạng vào phần Type.
Trong nhiều trường hợp, bạn sẽ cần một mã định dạng với ký tự 0, ví dụ như 00. Số số 0 trong mã định dạng tương ứng với tổng số chữ số mà bạn muốn hiển thị trong một ô (các bạn có thể theo dõi ví dụ dưới đây). - Nhấp vào OK để lưu thay đổi.
Ví dụ: để thêm số 0 ở đầu nhằm tạo một số có 5 chữ số, bạn sử dụng mã định dạng 00000
Từ việc sử dụng các định dạng số tùy chỉnh của Excel, bạn có thể thêm các số 0 vào đầu để tạo các số có độ dài cố định, giống như ví dụ bên trên, và cả các số có độ dài không cố định. Tất cả các đều được thực hiện nhờ việc sử dụng mã định dạng:
0 – hiển thị thêm số không
# – không hiển thị số 0 thêm vào
Ví dụ, nếu bạn áp dụng định dạng #000 với một số ô, dù bạn nhập vào số nào thì số đó sẽ có thêm 3 số không đứng ở đầu.
Các định dạng số tùy chỉnh của bạn cũng có thể bao gồm cả dấu cách, dấu gạch ngang, dấu ngoặc đơn,….
Bảng tính sau đây sẽ cho bạn thấy ví dụ về các định dạng tùy chỉnh có thể hiển thị các số 0 đứng đầu trong Excel.
Các mã định dạng sau có thể được sử dụng để hiển thị số ở các định dạng đặc biệt như mã zip, số điện thoại, số thẻ tín dụng và số an sinh xã hội.
Mẹo: Excel có một vài định dạng được đặt sẵn cho các mã bưu điện, số điện thoại và số an sinh xã hội, thể hiện qua hình bên dưới:
Lưu ý: Phương pháp này tốt nhất là sử dụng trong những trường hợp bạn làm việc với một tập hợp dữ liệu số và kết quả là các con số chứ không phải văn bản. Cách này chỉ làm thay đổi hiển thị của một số nhưng không phải thay đổi hẳn số đó: dù có thêm các số 0 hiển thị ở trong các ô nhưng giá trị thực sự của số ban đầu thì vẫn giữ nguyên. Khi áp dụng tính toán các ô chứa những số đó thì phép tính sẽ thực hiện với giá trị ban đầu. Các định dạng tùy chỉnh có thể áp dụng được cho dữ liệu số (gồm các con số và ngày tháng) và kết quả cho ra cũng sẽ là các con số hoặc ngày tháng.
Cách 2: Hiển thị số 0 đứng đầu dãy số trong Excel bằng sử dụng hàm TEXT
Định dạng số tùy chỉnh cho phép hiển thị số 0 ở phía trước của một số mà không làm thay đổi giá trị cơ bản của số đó, còn hàm Excel TEXT thì thêm số 0 vào số ban đầu theo dạng làm thay đổi cả bản chất của số đó.
Để thêm các số không vào đầu một số sử dụng công thức TEXT(value, format_text), bạn sử dụng các mã định dạng giống như ở các định dạng số tùy chỉnh. Tuy nhiên, kết quả của hàm TEXT luôn luôn là một chuỗi văn bản, ngay cả khi trông hình thức của nó giống như một số.
Ví dụ, để chèn số 0 vào trước một giá trị trong ô A2, ta sử dụng công thức:
= TEXT (A2, “0 #”)
Để tạo chuỗi số 0 đứng phía trước với độ dài cố định là 5 ký tự thì ta sử dụng chuỗi sau:
= TEXT (A2, “000000”)
Bạn cũng cần lưu ý rằng hàm TEXT cần phải có mã định dạng nằm kèm trong dấu ngoặc kép và kết quả nhận được như sau:
Lưu ý: Hàm Excel TEXT luôn trả về một chuỗi văn bản chứ không phải số, do đó bạn không thể dùng trong các kết quả tính toán số học và các công thức khác, mà chỉ dùng để so sánh kết quả đầu ra với các chuỗi văn bản khác.
CÁCH THÊM SỐ 0 VÀO ĐẦU CHUỖI VĂN BẢN
Trong các ví dụ trước, các bạn đã thấy cách thêm số 0 vào trước một số trong Excel. Vậy nếu bạn muốn thêm số 0 vào trước một chuỗi văn bản, ví dụ như 0A102 thì sao? Trong trường hợp đó, cả hàm TEXT lẫn định dạng tùy chỉnh đều sẽ không có tác dụng vì chúng chỉ có thể xử lý được các giá trị số.
Nếu giá trị cần thêm 0 vào có chứa các ký tự chữ hoặc văn bản thì các bạn có thể áp dụng một trong những cách sau, những cách này là giải pháp phổ quát cho cả số và chuỗi văn bản.
Công thức 1: Thêm các số 0 vào đầu sử dụng hàm Right
Cách đơn giản nhất để đặt số 0 lên đầu trước các chuỗi văn bản trong Excel chính là sử dụng hàm RIGHT:
RIGHT(“0000” & cell, string_length)
Trong đó:
“0000” là số số không tối đa mà bạn muốn thêm vào. Ví dụ: để thêm vào 2 số 0 thì bạn nhập “00”.
Cell là một ô tham chiếu đến ô có chứa giá trị ban đầu.
String_length là số ký tự mà chuỗi kết quả phải chứa.
Ví dụ: để tạo chuỗi ký tự gồm 6 ký tự không có tiền tố dựa trên giá trị trong ô A2 thì bạn sử dụng công thức:
= RIGHT (“000000” & A2, 6)
Cách hoạt động của công thức này là thêm vào 6 con số không vào giá trị chứa trong ô A2 (“000000″&A2), sau đó lấy ra đúng 6 ký tự. Kết quả là nó chỉ chèn đúng số số không đủ để đạt đến giới hạn tổng số ký tự trong chuỗi.
Trong ví dụ trên, số số không tối đa bằng tổng chiều dài của chuỗi ký tự (6 ký tự), vì thế tất cả các chuỗi kết quả đều có chiều dài là 6 ký tự (chiều dài cố định). Nếu áp dụng cho một ô trống thì công thức sẽ trả về một chuỗi gồm 6 số không.
Tuy thuộc vào mục đích sử dụng, bạn có thể chèn thêm số số không khác nhau và thay đổi tổng số ký tự theo ý muốn, ví dụ:
=RIGHT(“00″&A2, 6)
Kết quả nhận được là chuỗi có chiều dài thay đổi, có thể chứa tối đa 2 số không ở đầu:
Công thức 2: Thêm số 0 vào đầu bằng cách sử dụng hàm Rept và Len
Một cách khác để chèn số 0 vào trước một chuỗi văn bản trong Excel là sử dụng kết hợp hàm REPT và hàm LEN:
REPT(0, number of zeros-LEN(cell))&cell
Ví dụ, để thêm các số 0 vào một giá trị trong ô A2 để tạo chuỗi gồm 6 ký tự, bạn sử dụng công thức:
=REPT(0, 6-LEN(A2))&A2
CÁCH HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG THỨC NÀY NHƯ SAU:
Hàm REPT lặp lại một ký tự cho trước một số lần nhất định và LEN trả về tổng chiều dài của chuỗi ký tự, nên ta có công thức dễ hiểu theo logic:
LEN(A2) nhận tổng số ký tự trong ô A2
REPT(0, 6-LEN(A2)) thêm vào số số không cần thiết. Để tính xem cần thêm vào bao nhiêu số 0, bạn lấy số số không cực đại trừ đi chiều dài của chuỗi trong ô A2. Cuối cùng, ta nhận được kết quả:
Lưu ý: Công thức này có thể thêm các số không vào đầu chuỗi văn bản hoặc số nhưng kết quả lại luôn là văn bản chứ không phải số.
CÁCH THÊM MỘT SỐ LƯỢNG SỐ KHÔNG CỐ ĐỊNH VÀO ĐẦU GIÁ TRỊ
Để thêm tiền tố vào tất cả các giá trị trong cột (có thể là số hoặc chuỗi văn bản) với số lượng số không cố định sẵn, bạn sử dụng hàm CONCATENATE hoặc hàm toán tử.
Ví dụ, để đặt 0 trước một số trong ô A2, sử dụng những công thức sau:
=CONCATENATE(0,A2)
hoặc
=0&A2
Như những gì hiển thị trong ảnh chụp màn hình bên dưới, công thức thêm chỉ một số 0 vào đầu hàng cho tất cả các ô trong một cột dù ban đầu những ô đó chứa bao nhiêu ký tự.
Tương tự, bạn có thể chèn thêm 2 số không (00), 3 số không (000) hoặc nhiều số không trước các số hoặc chuỗi văn bản.
Lưu ý: Kết của của công thức này cũng là chuỗi văn bản kể cả khi giá trị ban đầu được thêm vào là số.